تحریر دفاتر قانونی برای هر شرکت یا موسسه که مالیات پرداخت می‌کند الزامی است. در این دفتر باید فعالیت اقتصادی یک سازمان به طور دقیق و کامل تعریف شده باشد و این فعالیت‌ها ثبت شوند. پس از اینکه دفاتر قانونی به دست می‌آیند این دفاتر به سازمان امور مالیاتی تحویل داده میشود.
تحریر دفاتر شامل دفتر کل، روزنامه و مشاغل است. تحریر دفاتر باید توسط افراد متخصصی انجام شود تا هیچگونه ایرادی درون این دفاتر به وجود نیاید. اگر می‌خواهید درباره تحریر دفاتر قانونی اطلاعات زیادی به دست آورید این مطلب را تا انتها مطالعه نمایید.
تحریر دفاتر قانونی چیست؟
یکی از وظایفی که هر حسابدار برعهده دارد و به عنوان مهمترین وظیفه او شناخته میشود نوشتن دفاتر قانونی می‌باشد. گاهی حسابداران برای این کار از مشاوران و شرکت‌های حسابداری کمک می‌گیرند. این کار باعث میشود که خطا و اشتباه برای تحریر این دفاتر کاهش یابد. قانون تجارت می‌گوید که حسابداران باید کلیه رویدادها و اسناد مالی را در یک دفتر حسابداری ثبت نمایند.
دفاتر حسابداری به دو دسته دفاتر رسمی و قانونی و دفاتر غیر رسمی و کمکی تقسیم می‌شوند. یکی از وظایف حسابداران تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده است که شرکت‌ها باید برای پرداخت مالیات تا پایان سال به ممیزان مالیاتی تحویل دهند. تنظیم و تحریر دفاتر قانونی به قدری اهمیت دارد که طبق قانون مالیات مستقیم باید این دفاتر به طور دقیق تحریر شوند.
شناخت بهتر دفاتر قانونی
شاید برای شما هم این سوال پیش‌آید که چه لزومی به ثبت دفاتر قانونی وجود دارد؟ باید بگوییم که گردش‌های مالی در دفاتر قانونی ثبت می‌شوند و تحریر دفاتر قانونی اطلاعات زیادی به سازمان امور مالیاتی می‌دهد. تحریر و نگهداری دفاتر قانونی باید با نحوه خاصی انجام شود که از وظایف اصلی یک حسابدار محسوب میشود. این شخص باید بتواند با دقت و تمرکز بالا اطلاعات کامل را از سازمان به دست آورده و پس از تایید آنها این اطلاعات را درون یک دفتر به تحریر درآورد.
نحوه تحریر و نگهداری دفاتر
نحوه تحریر دفاتر قانونی اهمیت بسیار زیادی داشته و باید حتماً از قوانین خاصی برای تحریر آنها بهره‌مند شد. اگر تحریر این دفاتر به طور دقیق انجام نشود این دفاتر هیچگونه ارزشی نخواهند داشت. شخص حسابدار موظف است که دفاتر قانونی را با دقت و با قوانین مخصوص به تحریر درآورد. دفاتر قانونی نباید دچار خط خوردگی و قلم گیری با لاک غلط گیر باشند.
انتهای این دفاتر باید حتما به صورت مورب و با خودکار نوشته شده باشد. دفاتر قانونی باید به صورت خوانا و بدون خط خوردگی نگارش شوند و اطلاعاتی که در یک دفتر به تحریر در می‌آید به هیچ عنوان نباید قابل پاک شدن باشد. نگهداری دفاتر قانونی نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. باید در نگهداری دفاتر کوشا بود.
موسسات بسیاری هستند که در کشور ما نوشتن دفاتر قانونی را با شرایط گوناگون انجام داده و هزینه‌های مختلفی برای تحریر دفاتر قانونی از شما دریافت می‌کنند. شرکت‌های حسابداری این خدمات را در اختیار مراجعه کنندگان قرار می‌دهند. از خدمات دیگر این شرکت‌ها می‌توان به خدمات مالی و حسابداری نیز اشاره کرد.
دلایل نگهداری دفاتر قانونی
شاید برای شما این سوال پیش آید که نگهداری دفاتر قانونی به چه دلایلی انجام میشود؟ یکی از دلایل مهم نگهداری دفاتر قانونی به دست آوردن اطلاعات از افزایش یا کاهش و مانده حساب است. با ثبت معاملات در دفاتر قانونی می‌توانید از خطاهای پیش آمده برای ثبت دوباره یا عدم ثبت معاملات جلوگیری نمایید. اگر فعالیت‌های اقتصادی هر موسسه در دفاتر قانونی به ثبت برسند اطلاعات جامع و کاملی از این فعالیت‌ها در اختیار مدیران شرکت قرار گرفته و دسترسی راحتی به آنها انجام خواهد شد.
اطلاعاتی که درون دفاتر قانونی قرار می‌گیرند شامل تاریخ معامله، مبلغ بدهکار، نام حساب بدهکار و بستانکار و همچنین مبالغ فعالیت‌های اقتصادی یک سازمان است. اگر اطلاعات مربوط به تاریخ معامله و اطلاعات هرگونه معامله که توسط یک شرکت انجام میشود به طور کامل در دفاتر قانونی ثبت شود این اطلاعات به راحتی در دسترس مدیران یک شرکت و فرد حسابدار قرار خواهد گرفت.
تحریر دفاتر قانونی به صورت ماهانه
تحریر دفاتر قانونی به صورت ماهانه باعث صرفه جویی در زمان شما می شود این دفاتر شامل دفتر روزنامه و کل و دفتر دارایی و کپیه می‌باشد که کلیه شرکت ها و مؤسساتی که ملزم به پرداخت مالیات هستند باید اسناد و اطلاعات مالی خود را در این دفاتر ثبت کنند و به اداره مالیات تحویل دهند. تحریر دفاتر قانونی به شکل صحیح و مطابق قوانین از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است؛ زیرا اگر تحریر دفاتر به‌درستی و طبق قوانین اداره مالیات انجام شود مالیات شرکت به صورت خوداظهاری مورد محاسبه قرار می‌گیرد؛ اما اگر تحریر دفاتر به‌درستی انجام نشده باشد مالیات شرکت به شکل علی الراس محاسبه خواهد شد.
دفاتر قانونی روزانه و به شکل دستی توسط حسابدار نوشته می‌شوند؛ اما اگر شرکت از نرم‌افزاری که مورد تأیید اداره دارایی باشد استفاده نماید می‌تواند با ثبت درخواست در اداره دارایی و موافقت آن دفاتر خود را به‌صورت ماهانه تحریر نماید اگر دفاتر قانونی به‌صورت ماهانه نوشته شوند همه وقایع مالی یک ماه در یک سند ثبت می‌شوند. برای تحریر دفاتر قانونی خود به شکل دقیق و صحیح و مطابق با قوانین حسابداری و مالیات می‌توانید از خدمات تیم مجرب مجموعه سما حساب استفاده نمایید برای دریافت انواع خدمات مالی و حسابداری از این مجموعه با کارشناسان ما تماس حاصل نمایید.
تاخیر در تحریر دفاتر قانونی چه مشکلی پیش می‌آورد؟
هر سازمان باید دفاتر قانونی خود را در پایان سال مالی به اداره مالیات تحویل دهد. صاحبان شرکت‌ها باید در ابتدای سال مالی و پس از مشخص شدن حوزه‌های مالیاتی خود این دفاتر را به تحریر درآورده و عدم تحویل این دفاتر در زمان مشخص سازمان امور مالیاتی موجب میشود که ۲۰ درصد جریمه برای مالیات دهندگان مشخص شود.
این دلیلی میشود برای جلوگیری از تاخیر در تحریر دفاتر قانونی برای هر سازمان تا از این جریمه‌ها جلوگیری شود. خدمات مالیاتی مختلف نیز از طریق موسسه ما در اختیار شما قرار می‌گیرد تا بتوانید به راحتی گزارشات مالیاتی خود را مورد بررسی قرار داده و هزینه‌های زیادی برای شما به وجود نخواهد آمد.
خدمات تحریر دفاتر قانونی سماحساب
شرکت حسابداری سماسوشیانت آریا خدمات متنوعی دراختیار شما قرار می‌دهد. تحریر دفاتر قانونی توسط موسسه ما به بهترین شکل ممکن انجام میشود و برای جلوگیری از تاخیر تحریر این دفاتر می‌توانید از مجموعه ما کمک بگیرید. از دیگر خدمات ما می‌توان به خدمات حسابرسی در حوزه‌های مختلف نیز اشاره کرد. ما هزینه‌های مناسبی برای هر یک از خدمات از شما دریافت خواهیم کرد.
مجموعه ما با استفاده از پرسنل کاملا مجرب و باتجربه خدمات متنوعی در اختیار شما قرار می‌دهد و تحریر دفاتر قانونی شما توسط مجموعه ما به طور دقیق و با تمرکز بالا نوشته خواهد شد. اگر نیاز به مشاوره در زمینه پر نمودن دفاتر قانونی دارید می‌توانید با شماره‌های درج شده در این مطلب تماس بگیرید تا همکاران ما شما را از مشاوره لازم بهره‌مند سازند.
انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری
شرکت‌ها و مؤسسات برای نظم‌دادن و کنترل و نظارت‌کردن بر امور مالی خود باید عملیات مالی خود را در دفاتر جداگانه و مخصوصی ثبت و نگهداری نمایند.
این دفاتر مخصوص که به‌عنوان دفاتر قانونی یا حسابداری شناخته می‌شوند یکی از لوازم مهم در حسابداری محسوب میشود.
تمامی رویدادهای مالی اعم از مطالبات، بدهی‌ها، خریدوفروش‌ها، سرمایه‌گذاری و غیره ابتدا در اسناد حسابداری ثبت شده و سپس به دفاتر قانونی انتقال می‌یابند.
اطلاعاتی که در این دفاتر ثبت می‌شوند باید کاملاً درست و دقیق باشند و شامل 4 نوع می‌باشند:
- دفتر روزنامه: یکی از مهمترین دفاتر حسابداری، دفتر روزنامه است که شامل دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی می‌باشد. در دفتر روزنامه تمامی رویدادهای مالی بر اساس تاریخ آنها و به‌صورت روزانه ثبت می‌شوند.
- دفترکل: مانده‌حساب‌هایی که در دفتر روزنامه ثبت‌شده‌اند بافاصله زمانی بیشتری به دفترکل انتقال‌یافته و از طریق مانده‌حساب‌های این دفتر ترازنامه و سایر صورت‌های مالی را تهیه می‌کنند.
- دفتر دارایی: از طریق دفترکل تمام دارایی‌های منقول و غیرمنقول شرکت یا مؤسسه در دفتر دارایی ثبت میشود. اطلاعات مندرج در دفاتر دارایی باید به‌وسیله مدیر شرکت یا مؤسسه به تأیید برسند.
- دفتر معین: دفتر معین دفتری است که در آن حساب‌های دفترکل را به‌صورت جداگانه و دقیق و با جزئیات نگهداری می‌کنند.
- دفتر کپیه: یکی دیگر از دفاتر قانونی حسابداری که البته قدیمی و منسوخ شده است دفتر کپیه می‌باشد که در آن همه‌ی اسناد مالی و نامه‌ها و فاکتورها و غیره بر اساس تاریخ وقوع ثبت و نگهداری می‌شوند.
جریمه خط خوردگی دفاتر قانونی
همه شرکت‌ها و اشخاص حقیقی طبق قانون تجارت موظف اند همه‌ی وقایع و رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید مدیریت در دفاتر قانونی از جمله دفتر روزنامه و کل انتقال داده و نگهداری نمایند. وقایع و رویدادهایی که در این دفاتر ثبت می‌شوند باید عاری از خطا و اشتباه باشند و درصورتی‌که شرکتی دفاتر قانونی خود را به‌درستی تهیه نکند موجب رد دفاتر و جریمه و قانون علی الرأس میشود.
دفاتر قانونی الزاماً باید توسط اداره ثبت شرکت‌ها دارای پلمپ باشد و دارای یک شماره اختصاصی برای درج‌کردن در اظهارنامه مالیاتی باشد. بنابراین، استفاده از دفاتری که از بیرون خریداری می‌شوند از نظر ممیزین مالیاتی قانونی نمی‌باشند. همچنین هنگام تحریر و نوشتن این دفاتر باید بسیار دقت و حوصله نمود؛ زیرا هر گونه بی‌دقتی و خط‌خوردگی و اشتباه در دفاتر موجب رد آنها و جریمه خواهد شد.
جهت نوشتن دفاتر روزنامه و کل باید از خودکار آبی یا مشکی استفاده کرد و نوشتن دفاتر با خودکار سبز و قرمز یا مداد و یا روان نویس که ممکن است جوهر آن پخش شود مجاز نیست. همچنین رویدادهای ثبت شده در دفاتر باید با خط خوانا و بدون خط خوردگی و لاک گرفتگی باشند.
اگر اشتباهی در این دفاتر به وجود آمد باید مورد اشتباه را با خط قرمز مشخص کنیم و خط‌خوردگی نباید به‌گونه ای باشد که مبلغ و یا متن مشخص نباشند سپس مبلغ یا متن صحیح را با خودکار آبی یا مشکی در بالای آن می‌نویسیم.
همچنین میزان خط‌خوردگی‌ها و اشتباهات دفاتر نباید زیاد و بیش از حد باشد. جریمه خط‌خوردگی و رد دفاتر قانونی 20 درصد خواهد بود و درصورتی‌که دفاتر قانونی ارائه شوند؛ اما به وسیله ی بازرسان رد شده و مورد تأیید نباشند مشمول 10 درصد جریمه خواهد شد.
پلمپ دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
یکی از اقدامات مهم بعد از ثبت کردن شرکت، پلمپ دفاتر قانونی می‌باشد که همه اشخاص حقیقی و شرکت‌هایی که مشمول پرداخت مالیات هستند جهت قانونی کردن فعالیت های مالی خود باید دفاتر قانونی خود را پلمپ نمایند.
منظور از دفاتر قانونی دفتر روزنامه، دفترکل، دفتر دارایی و دفتر کپیه است که در دفتر روزنامه تمام هزینه‌ها و وقایع روزانه و در دفترکل هزینه های هفتگی، ماهانه و یا فصلی را ثبت می‌کنند و صفحات آن ها نیز بر اساس فعالیت شرکت 50، 100، 150 یا 200 برگ است.
بر اساس قانون تجارت کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پرداخت مالیات هستند موظف‌اند فعالیت‌های مالی و حسابداری خود را در محل‌هایی که به وسیله قانون تعیین شده به ثبت برسانند و برای این که گزارش‌های آنان معتبر باشد نیاز به پلمپ کردن دفاتر دارند.
منظور از پلمپ دفاتر قانونی این است که تمامی صفحات این دفترها در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها باید پلمپ شود و این کار برای تمامی شرکت‌ها و تجار و بازرگانان و کارخانه‌ها و فروشگاه های زنجیره‌ای و هتل‌ها و بیمارستان‌ها و غیره الزامی می‌باشد.
در واقع پلمپ دفاتر قانونی به این معناست که دفاتر باید شماره‌گذاری و مهر شوند و پس از ارائه درخواست پلمپ دفاتر، تمامی صفحات دفاتر شماره‌گذاری شده و به وسیله اداره ثبت شرکت‌ها مهر می‌شوند و در دفاتر مربوط به اشخاص حقوقی نیز باید شماره ثبت شرکت درج شود.
علت پلمپ دفاتر قانونی شفاف بودن فعالیت‌های مالی برای اداره مالیات و جلوگیری از سوءاستفاده و عدم اعمال جریمه‌های مالیاتی می‌باشد. بنابراین؛ بعد از ثبت شرکت و دریافت کد ثبتی باید اقدام به پلمپ دفاتر قانونی نمود؛ زیرا دفاتر پلمپ نشده فاقد اعتبار هستند. پلمپ دفاتر باید در زمان مقرر صورت گیرد و آخرین مهلت برای درخواست و پیگیری پلمپ دفاتر سال مالی آینده، اسفند ماه سال گذشته است. در صورتی که در موعد مقرر برای پلمپ دفاتر اقدام نشود مشمول جریمه مالیاتی خواهید شد.
موارد عدم قبول تحریر دفاتر
یکی از اقداماتی که بعد از ثبت شرکت ملزم به انجام آن هستید پلمپ دفاتر قانونی است که کلیه صفحات آن ها باید در اداره مالیات و اداره ثبت شرکت ها پلمپ شود. در صورتی که دفاتر حسابداری با قوانین و استانداردهای تحریر دفاتر مطابقت نداشته باشند باعث رد شدن دفاتر توسط بازرسان مالیات خواهد شد.
رد دفاتر به معنای عدم پذیرش پلمپ دفاتر قانونی توسط بازرسان و مودیان مالیاتی است و در صورتی که دفاتر قانونی شما شامل دفتر روزنامه و دفترکل به هر علتی مورد قبول واقع نشوند جریمه های مالیاتی در پی خواهد داشت. برخی از مواردی که باعث رد شدن دفاتر قانونی و عدم قبول آنها توسط بازرسان مالیاتی می شود به شرح زیر می باشند:
- عدم مطابقت تحریر دفاتر با قوانین و استانداردها
- خدشه دار شدن دفاتر با کارهایی مثل پاک کردن، تراشیدن و غیره
- کم بودن برگ های دفاتر و مخدوش شدن پلمپ آنها
- زیاد سفید ماندن دفاتر و یا سفید بودن تمام صفحات آن
- تمام یا قسمتی از فعالیت ها در بین سطرها ثبت شود
- تمام یا قسمتی از فعالیت ها در حاشیه دفاتر ثبت شود
- عدم رعایت تقدم و تأخر در ثبت رویدادها
- پاک کردن مندرجات ثبت شده در دفاتر به منظور سوء استفاده و تقلب
- ارائه ندادن یک یا چند جلد از دفاتر قانونی به سازمان مالیات گرچه مورد استفاده قرار نگرفته و سفید باشند.
- عدم پلمپ دفاتر توسط اداره ثبت شرکت ها و مراجع مربوطه
- جدا نمودن یک یا چند برگ از صفحات دفتر موجب نداشتن اعتبار و رد آنها خواهد شد.
- ثبت ننمودن فعالیت های مالی شعب در دفتر مرکزی
- مطابقت نداشتن مندرجات دفاتر با اطلاعات نرم افزار و سیستم کامپیوتری
- تغییر دادن نرم افزار حسابداری بدون اطلاع دادن به سازمان مالیات
- تغییر در شیوه نگهداری دفاتر و اسناد از دستی به ماشینی و بالعکس
- درصورتی‌که مبالغ مندرج در دفاتر مطابق با پول رایج کشور و به زبان فارسی نباشد.
درصورتی‌که به هر یک از دلایل ذکر شده دفاتر قانونی رد شوند بازرس مالیاتی باید مراتب را با بیان نمودن دلایل به صورت کتبی به اطلاع مودی برساند و پرونده را جهت رسیدگی به هیئت مربوطه ارجاع دهد. مودی نیز تا 30 روز پس از تاریخ ابلاغ موظف است به هیئت مربوطه مراجعه نموده و با بیان توضیحات به صورت کتبی و ارائه مستندات اشکالات مربوطه را برطرف نماید.
دفاتر قانونی چه اهمیتی دارند؟
برای ارائه خدمات حسابداری دفاتر قانونی اهمیت بسیار زیادی داشته و می‌توان در این دفاتر اطلاعات گوناگون را ثبت و نگهداری کرد. در دفاتر قانونی تحریر جود دارد که در این فرایند اطلاعات مالی یک شرکت به طور دقیق ثبت و نگهداری میشود.
با ثبت و نگهداری این اطلاعات می‌توان به مدیران یک شرکت کمک کرد تا برای آینده شرکت خود یک تصمیم درست را بگیرند. دفاتر قانونی به مدیران شرکت‌ها و کسب‌وکارهای گوناگون کمک می‌کنند که راهی برای صحت و دقت در ثبت و نگهداری عملیات مالی و مالیاتی شرکت خود داشته باشند. دفاتر زیادی در کشور وجود دارند که خدمات گسترده‌ای را ارائه می‌دهند.
تقریبا می‌توان گفت که هر شرکت و مجموعه که دارای کسب و کار است باید از دفاتر قانونی برای نگهداری اطلاعات خود استفاده کند. اگر به دنبال مشاوره مالیاتی و حسابداری هستید و می‌خواهید به مجموعه‌ای مراجعه کنید که اطلاعات مالی شما را ثبت و نگهداری کند می‌توانید از مجموعه سما حساب کمک بگیرید. مجموعه ما به عنوان یکی از مجموعه‌های برتر خدمات گسترده‌ای در این زمینه ارائه می‌دهد.
سخن پایانی
با توجه به این مطلب متوجه شدید که یکی از وظایف مهم حسابداران هر سازمان و شرکت نوشتن دفاتر قانونی و تحویل دادن آن به سازمان امور مالیاتی کشور است. تحریر دفاتر توسط موسسات حسابداری مختلفی در کشور ما فعالیت‌های گوناگونی انجام می‌دهند نیز انجام‌پذیر می‌باشد.
برای تحریر دفاتر قانونی سازمان خود می‌توانید از خدمات مجموعه ما بهره‌مند شده و از مشاوره لازم در این زمینه برخوردار شوید. مشاوره مالیاتی نیز توسط مجموعه ما برای شما قابل انجام است. برای دریافت مشاوره حسابرسی نیز می‌توانید با شماره های ما تماس گرفته تا از یک مشاوره مطلوب برخوردار شوید.
دانلود فایل PDF تحریر دفاتر قانونی
سوالات متداول
دفاتر قانونی نباید دچار خط خوردگی و قلم گیری با لاک غلط گیر باشند. انتهای این دفاتر باید حتما به صورت مورب و با خودکار نوشته شده باشند. دفاتر قانونی باید به صورت خوانا و بدون خط خوردگی نگارش شوند و اطلاعاتی که در یک دفتر به تحریر در می آید به هیچ عنوان نباید قابل پاک شدن باشد.
یکی از دلایل مهم نگهداری دفاتر قانونی به دست آوردن اطلاعات از افزایش یا کاهش و مانده حساب است. با ثبت معاملات در دفاتر قانونی می توان از خطاهای پیش آمده برای ثبت دوباره یا عدم ثبت معاملات جلوگیری کرد.
اطلاعاتی که درون دفاتر قانونی قرار می گیرند شامل تاریخ معامله، مبلغ بدهکار، نام حساب بدهکار و بستانکار و همچنین مبالغ فعالیت های اقتصادی یک سازمان می باشد.